[国际会议]关于我校学生参加国际会议审批流程的通知

近日学生参加国际会议多人出现行前未申报或者填写内容不规范等情况，现就我校学生赴国外参加国际会议审批流程再次通知如下：

1.无论学生是否报销，参加国际会议均须履行审批手续。申请人应至少提前7个工作日办理审批手续，在学校主页数字石大-办公应用-外事工作服务系统-国际交流管理事务（长设项目）中提交邀请函、日程等有关材料（如没有安装外事工作服务系统，请在办公应用中搜素下载）。请根据邀请函制定合理的出行日程（请特别注意出入境时间的填写，财务报销将严格审核出入境时间），并按照系统提示填写经费预算。

2.根据学校工作流程，学生参加国际会议需要导师、学院、学工部、研究生院、国际处依次完成审批手续。学生如有资助，请资助方（如导师、学院等单位）在审批意见处填写经费来源及资助金额。学生参加完会议后，需在会后7天之内在线提交总结报告、出入境记录等材料。凭系统生成的完结证明、《中国石油大学（华东）研究生境外学术交流与研修申请表》和财务处要求的其他材料赴财务处办理核销手续。

3.学生须关注申报审批流程，若出现审批迟滞，应及时催促相关人员及时审批，以免影响出访。

4.自新冠疫情降为乙类乙管以来，学生出国（境）需求不断增加。考虑到学生出国要多个部门协调合作，结合出国任务申报、审核、签证等实际情况，暑期值班期间学生出国参会审批的时间会相应的延长。为不影响学生出国任务的执行，提高出访任务的计划和办事效率，建议9月8日前有出国参会任务的学生在7月15日前提交到外事工作服务系统。

5.参加由港、澳、台地区单位主办的国际会议，参照以上办法执行。

6.赴国（境）外参加竞赛等学术活动，参照以上办法执行。

请大家相互转告！

                                         国际合作与交流处

                                          2023年7月5日