关于2023级研究生新生档案整理归档的通知

各院部：

为确保2023级研究生新生档案的收集齐全、材料完整、规范安全，请按以下要求做好相关档案材料的整理归档工作。

一、工作内容

对2023级研究生档案认真核查，清点份数，审查核对档案信息，对遗漏和缺失材料督促新生尽快补齐，对虚假档案进行甄别，对到校前破损或已经拆封的学生档案不予接收。具体工作如下：

1. 将档案中属学生个人保管的各种证件原件材料（团员证、党校结业证、高校录取通知书、奖状和证书原件等），退给学生本人，学生本人自行保管。在查阅无误的新生档案中填装“研究生登记表”、“研究生录取登记表”、“现实情况表现表”等新增档案；博士研究生的新增归档材料为“研究生登记表”、“研究生录取登记表”、“现实情况表现表”、“报考攻读博士学位研究生登记表”。 

2. 9月11 -12日发放空白的中国石油大学（华东）学生档案袋。学院领取后，更换学生原始档案袋，并在档案袋正面有学生档案一览表内容需要根据原始档案内容审核材料来打勾。原始档案袋不能丢弃，空白的原始档案袋折叠后跟其他档案材料一并存放新的档案袋里。对无档案人员建立新的学籍档案（袋），以备读研期间形成的档案材料归档，避免丢失。

3.新生档案中正式党员，预备党员学院留存，以备后期转正、审核使用，待毕业时期一并归档。

4.所有档案整理、建档完毕，按班级、学号由小到大顺序排列、每个班附上一份班级花名册归档（花名册由教务处花名册一致），以学院为单位前往研究生档案室完成归档工作。

5. 电子档案，请打印盖章后装入档案袋。

二、工作要求

1．请各学院年级辅导员负责做好研究生档案的整理和管理工作。

2.请各学院在前期审核新生档案时注意核对有无错装或漏装情况，如发现请及时处理。

3.以班级为单位填写《研究生档案信息核对一览表》（附件1），以学院为单位填写《研究生档案未归档统计表》（附件2）。该两张表学院前来归档时一并转接。

4.归档时间为10月12-13日，院部归档时间安排见附件3。

不明事宜联系党委学生工作部，联系人：米娜 86981510

附件1：研究生档案未到信息一览表.xlsx

附件2：研究生档案信息一览表.xls 

党委学生工作部（武装部）

2023年9月11日

附件3

归档时辅导员到场。