各院部：
为确保2021级研究生新生档案的收集齐全、材料完整、规范安全，请按以下要求做好相关档案材料的整理归档工作。
一、工作内容
对2021级研究生档案认真核查，清点份数，审查核对档案信息，对遗漏和缺失材料督促新生尽快补齐，对虚假档案进行甄别，对到校前破损或已经拆封的学生档案不予接收。具体工作如下：
1. 将档案中属学生个人保管的各种证件原件材料（团员证、党校结业证、高校录取通知书、奖状和证书原件等），退给学生本人。在查阅无误的新生档案中填装“研究生登记表”、“研究生录取登记表”、“现实情况表现表”、“少数民族骨干计划协议书”（少干计划者有）等新增档案；博士研究生的新增归档材料为“研究生登记表”、“研究生录取登记表”、“现实情况表现表”、“报考攻读博士学位研究生登记表”。
2. 为新生更换档案袋，根据档案审核整理内容完成档案袋背面信息一览表的填写，并在每份档案袋正面右上角“编号”处写明该生学号及姓名。对无档案人员建立新的学籍档案（袋），以备读研期间形成的档案材料归档，避免丢失。
3. 所有档案整理、建档完毕，按班级、学号由小到大顺序排列、归档，以学院为单位前往研究生档案室完成归档工作。
二、工作要求
1．请各学院配备政治素质高、责任心强、工作认真的工作人员做好研究生档案的整理和管理工作，新档案袋请各院部于9月18日14:30到研究生档案室（行政楼602）领取，研究生录取登记表及其他学生新增归档材料领取时间地点另行通知。
2．以学院为单位填写《研究生档案未到信息一览表》（附件1），以班级为单位填写《研究生档案信息一览表》（附件2），电子版发送至zhaohong@upc.edu.cn；以上材料一式两份于归档日一并上交研究生档案室（行政楼602）。整理归档工作请于10月22日前完成。
3．研究生院、党委学生工作部（武装部）将根据各学院研究生档案整理、管理情况，按照相关规定为符合条件的研究生核发奖助学金以及办理学籍注册等相关工作。
未尽事宜，请联系学生管理科：宗先波，0532-86981511。
党委学生工作部（武装部）
2021年9月18日
