各院（部）：

      为做好2022届毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，按照学校有关文件精神，对做好2022届毕业生档案归档工作提出如下要求：

      一、档案材料的收集工作

1、毕业生档案材料，由各学院（部）毕业班辅导员负责收集。

2、2022届毕业生档案收集工作分两次进行：

（1）6月22-24日第一次正式装档，需要收集的毕业生档案内容：

A、毕业本科生装档材料内容：

①毕业生登记表（必须盖有院部公章）；

②加盖公章的学习成绩单（教学秘书转）；

③学士学位授予决定；

④党员、团员材料；

⑤第二课堂成绩单；

⑥体检表；   

⑦评奖评优材料（校级及以上材料）。

注：由各院（部）毕业班辅导员负责，将每位毕业生的毕业生登记表、学士学位授予决定、党员团员材料、第二课堂成绩单、体检表、评奖评优材料夹入其有字一面向外对折的成绩单中，以班级为单位，按班级档案名单顺序由小到大排列，以备装档。清点内容：高中材料，团员材料、学生登记表。

B、研究生档案材料内容：

①研究生入学材料（研究生录取登记表、推免材料）（硕、博）；

②研究生入学登记表（硕、博）；

③中期考核材料（硕、博）；

④毕业研究生登记表（硕、博）；

⑤学位审批材料（硕、博）；

⑥现实情况表现表；

⑦党员、团员材料；

⑧评奖评优材料（校级及以上材料）。

注：由各院（部）毕业班辅导员负责，以班级为单位，按班级档案名单顺序由小到大排列，以备装档。

（2）7月份第二次正式装档，装档案内容：就业通知书（由各院（部）毕业班辅导员负责，以班级为单位，按班级档案名单顺序排好以备装档）。

  二、档案材料的装档工作

1、按照党委学生工作部安排的装档时间，各院（部）指定一名老师负全责，由负责人带领相关的辅导员和教学办老师一起做好装档工作。要求毕业班辅导员必须到场，不允许学生参与装档。

2、各院（部）将准备好的归档材料与原有档案材料认真校对并一次性装档。装入的档案材料，需要在档案袋封皮上对应栏目打“√”（党委学生工作部档案室提供档案袋，学生相关信息由装档人员自己用黑色水笔来填写）。在此过程中，装档人务必认真核对档案袋上的学生姓名与内部档案材料是否相符，杜绝档案材料错位现象。（备注：有升学外校学生的目标学校有调档函，将其下一栏撕下来后贴到档案袋上，还请牵涉的学生辅导员提前收起调档函，做好准备工作）

档案工作责任重大，加上时间紧迫，档案室空间有限以及学院数量多，要求各院（部）务必按要求提前做好准备工作，在规定的装档时间内，按时、准确无误地完成装档工作。具体装档和封档时间另行安排。

三、需要注意的事项

1、所有需要毕业生填写的文字材料必须本人用黑色水笔填写，不能用圆珠笔填写。

2、归档材料上的签字、盖章必须齐全。

3、毕业班辅导员通知毕业生本人要认真核对个人提交的档案邮寄信息，避免退档或错寄现象。

4、凡2022年不能正常毕业，经审批延读的学生，其辅导员要及时告知档案室，暂不转递其档案，办理永久结业的毕业生除外。

5、毕业生档案用EMS邮寄，根据邮政EMS的查询期限规定，从档案投递之日起一年以内可查询，一年后将无法在EMS系统查询。

                      党委学生工作部（武装部）

                      二〇二二年六月十四日